Minutes pojawily sie w innym watku i pomyslalam, ze moze sie komus przyda pare tipow i wyjasnien:
Czesc z nas pewnie to robi, czesc zastanawia sie, czy zaaplikowac na stanowisko, na ktorym taking minutes stanowi czesc obowiazkow.
O co chodzi?
Minutes to nic innego, jak protokol (np ze spotkania, posiedzenia), taking minutes - protokolowanie. Czasem dostaje sie do dyspozycji dyktafon, a czasem trzeba polegac na umiejetnosci szybkiego pisania. Jesli ktos z Was posiada (chyba rzadka w dzisiejszych czasach) umiejetnosc stenografowania (shorthand writing), to tym lepiej. Trzeba pamietac, ze czasem protokoly sa nieformalnym zapisem decyzji podjetych na spotkaniu, ale zwykle sa waznym dokumentem prawnym, ktory firma ma obowiazek przechowywac, a zapis z protokolu moze byc uzyty jako regulacja obowiazujaca w firmie.
Zwykle osoba protokolujaca jest odpowiedzialna rowniez za sporzadzenie i rozeslanie porzadku obrad (agenda) oraz dodatkowych dokumentow (papers).
Przykladowy porzadek obrad (za Wikipedia, ale to jest standard i wszedzie uzywa sie podobnego szablonu):
Welcome/open meeting
Support for absence
Approve minutes of the previous meeting
Matters arising from the previous meeting
A list of specific points to be discussed — this section is where the bulk of the discussion as well as decisions in the meeting usually takes place
Any other business (AOB) — allowing a participant to raise another point for discussion.
Arrange/announce details of next meeting
Tea and biscuits
Close meeting
Co powinno znalezc sie w protkole:
Details: name of the committee, title of the meeting, venue if applicable, date and time
Present: names of people who were present
Apologies: names of people who sent their apologies
Najlatwiej pisac protokol poslugujac sie porzadkiem obrad, nawet jesli obrady odbywaly sie w innym porzadku. Czyli dalej piszemy: Minutes of the last meeting were approved. Albo: It was agreed to change (....) in the minutes of the last meeting. Otherwise the minutes were approved.
Zwrotny przydatne podczas pisania prokolu:
It was agreed...
Somebody was actioned to do something
The Committee voted and it was agreed
The report was presented
The matter was discussed albo the discussion was had over (the issue)...
W protokole dobrze umiescis liste zadan (actions) i osob, ktore zostaly wyznaczone do ich wykonania. Mozna to zrobic na koncu protokolu, np w tabelce, lub w odpowiednim miejscu protokolu, tlustym drukiem, innym kolorem, lub na koncu linijki.
W protokole mozna umiescic informacje o tym, kiedy spotkanie sie skonczylo: the meeting finished at 4 p.m. oraz o tym, ze ktos wyszedl wczesniej: John Smith left the meeting at this point.
Na koniec dodam, ze protokolowalam przynajmniej jedno spotkanie miesiecznie przez ostatnie trzy lata. Teraz nie musze juz tego robic i na spotkaniach z przyzwyczajenia i tak caly czas notuje :)
Dla tych, ktorzy sie martwia, ze angielski znaja za slabo: pierwsze spotkanie/narada nie jest latwe, nawet jak sie zna angielski niezle: ludzie mowia naraz, czasem nawet sie kloca, zwykle nie masz pojecia, o czym mowia. Jednak 2-3 spotkania i mozesz pisac protokol nawet nie sluchajac, o czym mowia. Swoja wersje protokolu (draft) wysylasz to przewodniczacego obrad (chair) i on zwykle dorzuci swoje trzy grosze. Tak czy siak obecni na spotkaniu i tak musza zaakceptowac protokol, wiec jesli cos jest nie tak, na pewno ktos zauwazy :) I jeszcze: widzialam tutejsze osoby, ktore (jak by sie wydawalo) nie powinny miec problemu ze zrozumieniem, o czym byla mowa, a protokoly pisaly do bani. Jak ktos pisal na studiach notatki, ktore potem caly rok kserowal, to na pewno da rade z protokolem :)
Minutes pojawily sie w innym watku i pomyslalam, ze moze sie komus przyda pare tipow i wyjasnien:
Czesc z nas pewnie to robi, czesc zastanawia sie, czy zaaplikowac na stanowisko, na ktorym taking minutes stanowi czesc obowiazkow.
O co chodzi?
Minutes to nic innego, jak protokol (np ze spotkania, posiedzenia), taking minutes - protokolowanie. Czasem dostaje sie do dyspozycji dyktafon, a czasem trzeba polegac na umiejetnosci szybkiego pisania. Jesli ktos z Was posiada (chyba rzadka w dzisiejszych czasach) umiejetnosc stenografowania (shorthand writing), to tym lepiej. Trzeba pamietac, ze czasem protokoly sa nieformalnym zapisem decyzji podjetych na spotkaniu, ale zwykle sa waznym dokumentem prawnym, ktory firma ma obowiazek przechowywac, a zapis z protokolu moze byc uzyty jako regulacja obowiazujaca w firmie.
Zwykle osoba protokolujaca jest odpowiedzialna rowniez za sporzadzenie i rozeslanie porzadku obrad (agenda) oraz dodatkowych dokumentow (papers).
Przykladowy porzadek obrad (za Wikipedia, ale to jest standard i wszedzie uzywa sie podobnego szablonu):
Welcome/open meeting
Support for absence
Approve minutes of the previous meeting
Matters arising from the previous meeting
A list of specific points to be discussed — this section is where the bulk of the discussion as well as decisions in the meeting usually takes place
Any other business (AOB) — allowing a participant to raise another point for discussion.
Arrange/announce details of next meeting
Tea and biscuits
Close meeting
Co powinno znalezc sie w protkole:
Details: name of the committee, title of the meeting, venue if applicable, date and time
Present: names of people who were present
Apologies: names of people who sent their apologies
Najlatwiej pisac protokol poslugujac sie porzadkiem obrad, nawet jesli obrady odbywaly sie w innym porzadku. Czyli dalej piszemy: Minutes of the last meeting were approved. Albo: It was agreed to change (....) in the minutes of the last meeting. Otherwise the minutes were approved.
Zwrotny przydatne podczas pisania prokolu:
It was agreed...
Somebody was actioned to do something
The Committee voted and it was agreed
The report was presented
The matter was discussed albo the discussion was had over (the issue)...
W protokole dobrze umiescis liste zadan (actions) i osob, ktore zostaly wyznaczone do ich wykonania. Mozna to zrobic na koncu protokolu, np w tabelce, lub w odpowiednim miejscu protokolu, tlustym drukiem, innym kolorem, lub na koncu linijki.
W protokole mozna umiescic informacje o tym, kiedy spotkanie sie skonczylo: the meeting finished at 4 p.m. oraz o tym, ze ktos wyszedl wczesniej: John Smith left the meeting at this point.
Na koniec dodam, ze protokolowalam przynajmniej jedno spotkanie miesiecznie przez ostatnie trzy lata. Teraz nie musze juz tego robic i na spotkaniach z przyzwyczajenia i tak caly czas notuje :)
Dla tych, ktorzy sie martwia, ze angielski znaja za slabo: pierwsze spotkanie/narada nie jest latwe, nawet jak sie zna angielski niezle: ludzie mowia naraz, czasem nawet sie kloca, zwykle nie masz pojecia, o czym mowia. Jednak 2-3 spotkania i mozesz pisac protokol nawet nie sluchajac, o czym mowia. Swoja wersje protokolu (draft) wysylasz to przewodniczacego obrad (chair) i on zwykle dorzuci swoje trzy grosze. Tak czy siak obecni na spotkaniu i tak musza zaakceptowac protokol, wiec jesli cos jest nie tak, na pewno ktos zauwazy :) I jeszcze: widzialam tutejsze osoby, ktore (jak by sie wydawalo) nie powinny miec problemu ze zrozumieniem, o czym byla mowa, a protokoly pisaly do bani. Jak ktos pisal na studiach notatki, ktore potem caly rok kserowal, to na pewno da rade z protokolem :)